Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de datos Personales General de CCL S.A

 

 

CORPORACIÓN COLOMBIA DE LOGÍSTICA S.A.

 

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 

 

PROGRAMA INTEGRAL DE GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

BOGOTÁ – COLOMBIA 

 

 2017

 

PREÁMBULO

 

 

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.  

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de CORPORACION COLOMBIANA DE LOGISTICA S.A., siendo estos de naturaleza pública o privada, la norma descrita fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, que define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por CORPORACION COLOMBIANA DE LOGISTICA S.A., se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

 

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, CORPORACION COLOMBIANA DE LOGISTICA S.A. adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y, acogiendo entre otros los lineamientos de la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada, emitido por la SIC, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

INTRODUCCIÓN 

 

CORPORACION COLOMBIANA DE LOGISTICA S.A. ha decidido adoptar de

forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de su objeto social tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, reportar, exportar, ceder o suprimir.

 

Por lo tanto, corresponde tanto a las directivas de CCL S.A. como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de esta, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009. 

 

Para ello, se hace necesario incluir dentro de los procedimientos y las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, la protección de los datos de carácter personal relacionados con el recurso humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto. Todo, conforme a la legislación laboral que surge para el empleador sobre el deber de proteger a los empleados, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con CCL S.A., de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal. 

 

Este Manual complementa y no contraviene las obligaciones del empleado y de CCL S.A. contenidas en la legislación laboral y por ello, es deber de los empleados prestar toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con la información de carácter personal que custodia CCL S.A., de manera que se preste la debida cooperación que CCL S.A. requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan ésta información, tengan o no vocación judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de la Sociedad. 

 

Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (hoy Decreto Único 1074 de 2015, capitulo 26) así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

 

CCL S.A. es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (hoy Decreto Único 1074 de 2015, capitulo 26), adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos   y   seguros   para   el   cumplimiento   con   la   legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. 

 

Así mismo, el presente Manual servirá como material educativo para todos los que sostengan algún tipo de relación con CCL S.A., contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

 

Los datos administrados o tratados por CCL S.A., no son de naturaleza pública, y por ello, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones de carácter privado, CCL S.A. tiene dentro de sus bases de datos varios grupos.

 

Una es la base de datos en la cual se recolectan y almacenan datos de naturaleza pública cuando a ello hubiere lugar, los cuales son recogidos por acceso a los registros públicos, a los cuales se les excluye, por parte del responsable, el deber de solicitar al titular previa autorización para su tratamiento. 

 

Por otra parte, CCL S.A. tiene bases de datos que están excluidas del ámbito de aplicación conforme al artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 en las cuales almacenan datos periodísticos, estadísticos y con fines de investigación. 

 

Y por último, las bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, ni se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, estás bases de datos se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.

 

POLITICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

CCL S.A. en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, mediante la presente Política establece los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y de la información que ha acogido, en su plataforma, archivos y bases de datos.

El tratamiento de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012, no resulta aplicable a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, así como tampoco resulta aplicable a las bases de datos o archivos expresamente excluidos por la Ley.

Los siguientes principios forman parte integral de nuestro compromiso para respetar su privacidad.

 

  1. Valorar la confianza que nos deposita el titular del Dato, proporcionándonos su información personal. Siempre utilizaremos su información personal de forma justa y digna de esa confianza.
  2. Proporcionaremos información clara acerca de cómo usamos sus datos personales. Siempre seremos transparentes con el Titular del Dato acerca de qué información recopilamos, qué tratamiento hacemos con ella, con quién la compartimos y con quién deberá contactar si tiene alguna inquietud.
  3. Vamos a tomar todas las medidas razonables para proteger su información de un mal uso y mantenerla segura.
  4. Cumpliremos con todas las leyes y reglamentos aplicables sobre protección de datos y vamos a cooperar con las autoridades de protección de datos. En caso de ausencia de legislación de protección de datos personales, vamos a actuar de acuerdo con los principios generalmente aceptados que rigen la protección de datos.

Esta Política de Privacidad se aplica a toda la información personal recopilada por CCL S.A. en conexión con los servicios que ofrece. Esto incluye la información recopilada fuera de línea a través de nuestro Servicio de Atención al Cliente, campañas de marketing directo, sorteos y concursos, y la información recopilada en línea a través de nuestras páginas web aplicaciones y páginas de nuestras marcas en plataformas de terceros.

 

Esta Política de Privacidad también se aplica a los contenidos personalizados por CCL S.A., incluyendo ofertas y anuncios para los Productos y Servicios de CCL S.A., que nosotros (o un proveedor de servicios que actúe en nuestro nombre) podemos enviarle.

 

POLITICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

CCL S.A. a través de esta política, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección de la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos u asociados a la Empresa, estableciendo instrumentos y controles explícitos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales CCL S.A. como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que algún momento, por razones de la actividad que desarrolla CCL S.A. hayan suministrado datos personales (En adelante titular del dato)

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y /o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de CCL S.A. 

El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

CCL S.A. se encarga directamente del tratamiento de los datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento; Así mismo exige al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

Derechos del titular de los datos personales

Se informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que CCL S.A., implementa a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 Solicitar prueba de la autorización otorgada a CCL S.A. cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el tratamiento.

 Ser informado por CCL S.A., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

 Presentar ante el oficial de tratamiento de datos personales de CCL S.A., sugerencias, peticiones, quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en el tratamiento de sus datos personales, y/o por infracciones a sus derechos que por Ley que los cobija. En caso de no obtener respuesta de CCL S.A. podrá presentar las quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando CCL S.A. haya determinado que en el Tratamiento la Empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

 

  1. Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso otorgado a los datos, usted puede realizar la consulta o solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación al email: servicioalcliente@ccl.com.co

La consulta debe ser realizada a través de comunicación dirigida al Oficial tratamiento de Datos Personales: Indicando claramente el nombre completo del titular, acreditando su calidad, la descripción de la consulta, la dirección de notificación y el teléfono de contacto.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  1. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de CCL S.A. relacionados con la protección de datos, Usted puede realizar la solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación dirigida a servicioalcliente@ccl.com.co, con el nombre completo del titular, acreditando su calidad, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de notificación, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que pretenda hacer valer.
  1. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Es responsabilidad de todos los funcionarios de CCL S.A velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma

(proveedores, transportistas, clientes y contratistas) también se responsabilicen de ella.

 

  1. CCL S.A se reserva el derecho de modificar en cualquier momento de manera unilateral su política de datos personales. Cualquier cambio sustancial será publicado en la página web: www.ccl.com.co. y/o mediante email.
  1. La Vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales estará sujeta al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento; el Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que CCL S.A. realice, suministre, preste o adelante las actividades propias de su actividad económica y comercial.

 

CESIÓN DE DATOS PERSONALES

No comunicaremos los datos de carácter personal del Usuario y/o Titular del Dato a terceras empresas pertenecientes o no al grupo CCL S.A. sin recabar su previo consentimiento, salvo que la cesión de sus datos fuese necesaria para el mantenimiento de la relación con el Usuario y/o Titular del Dato.

A estos efectos, en el caso de que el Sitio Web recogiera anuncios y ofertas de terceros, el Usuario y/o Titular del Dato acepta la cesión a las empresas anunciantes de los datos de carácter personal previamente facilitados en aquellos supuestos en los que el propio Usuario y/o Titular del Dato manifieste expresamente interés por algún producto o servicio en particular, a fin de que la empresa anunciante responsable de dicho producto o servicio pueda contactar con el Usuario y/o Titular del Dato a los únicos efectos de completar la información facilitada en el anuncio y en su caso realizar la correspondiente transacción, en la medida en que tal cesión es indispensable para la correcta prestación del servicio solicitado por el Usuario y/o Titular del Dato.

En todo caso, cuando la cesión no sea necesaria para la correcta prestación del servicio contratado, en los formularios de recogida de datos informaremos al Usuario y/o Titular del Dato de la finalidad del tratamiento y de la identidad o sectores de actividad de los posibles cesionarios de los datos personales, ofreciendo previamente al Usuario y/o Titular del Dato la posibilidad de aceptar o no esta cesión.

 

SEGURIDAD

CCL S.A. ha implementado y mantiene los más altos niveles de seguridad exigidos por la Ley para proteger los datos de carácter personal del Usuario y/o Titular del Dato frente a pérdidas fortuitas y a accesos, tratamientos o revelaciones no autorizados, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos. No obstante, la transmisión de información a través de Internet no es totalmente segura; por ello, y a pesar de que CCL S.A. realizará sus mejores esfuerzos para proteger los datos del Usuario y/o Titular del Dato, no puede garantizar la seguridad de los mismos durante el tránsito hasta el Sitio Web. Toda la información que el Usuario y/o Titular del Dato facilite, se enviará por su cuenta y riesgo. Una vez recibidos los datos del Usuario y/o Titular del Dato, CCL S.A. utilizará rigurosos procedimientos y funciones de seguridad para impedir cualquier acceso no autorizado.

 

SITIOS DE TERCEROS

En el Sitio Web se podrían incluir enlaces a sitios controlados por terceros. El Usuario y/o Titular del Dato debe recordar que, al usar un enlace para acceder desde el Sitio Web a otro, dejarán de surtir efectos la Política de Privacidad y la Política de Cookies. La presente Política de Privacidad no refleja las prácticas en materia de privacidad de esos otros sitios de terceros. CCL S.A. declina cualquier tipo de responsabilidad con respecto a la privacidad y el tratamiento de datos de otros sitios web. La navegación e interacción en cualquier otro sitio web, incluidos aquellos que estén enlazados con el Sitio Web, está sujeta a las normas y políticas de dicho sitio. Recomendamos al Usuario y/o Titular del Dato que lea las políticas de tratamiento de datos y privacidad de los sitios web que visite a través del enlace existente en el Sitio Web o de cualquier otro modo. Si el Usuario y/o Titular del Dato desea obtener más información, podrá consultar nuestras Condiciones de Uso.

 

CONFIDENCIALIDAD

Los datos personales que podamos recabar a través del Sitio Web o por medio de las distintas comunicaciones que mantengamos con el Usuario y/o Titular del Dato serán tratados con absoluta confidencialidad, comprometiéndonos a guardar secreto respecto de estos y garantizando el deber de guardarlos adoptando todas las medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

 

PROPIEDAD INTELECTUAL

Los derechos de propiedad intelectual del Sitio Web, su código fuente, diseño, estructuras de navegación y los distintos elementos en ella contenidos son titularidad de CCL S.A., a quien corresponde el ejercicio exclusivo de los derechos de explotación de estos en cualquier forma y en especial, los derechos de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación, de acuerdo con la legislación colombiana aplicable. CCL S.A. informa al Usuario y/o Titular del Dato de que no concede licencia o autorización expresa o implícita alguna sobre los derechos de propiedad intelectual y/o industrial o sobre cualquier otro derecho o propiedad relacionada, directa o indirectamente, con los contenidos incluidos en el Sitio Web.

Queda totalmente prohibida la reproducción total o parcial de los contenidos del Sitio Web. La utilización no autorizada de estos contenidos dará lugar a las responsabilidades legalmente establecidas. CCL S.A. no será responsable de las infracciones realizadas por el Usuario y/o Titular del Dato del Sitio Web que afecten a terceros.

 

REGISTRO DE USUARIO Y/O TITULAR DEL DATO Y CONTRASEÑA

Asimismo, le informamos de que mediante el registro se le asigna un Usuario y/o Titular del Dato y contraseña que le permitirá iniciar sesión, en cualquier momento, como Usuario y/o Titular del Dato Registrado del Sitio Web y, por tanto, acceder a todas las funcionalidades de este. La contraseña podrá ser modificada por el Usuario y/o Titular del Dato, si bien en tal caso éste no podrá elegir expresiones o conjuntos gráfico-denominativos malsonantes, injuriosos, coincidentes con marcas, nombres comerciales, rótulos de establecimientos, denominaciones sociales, expresiones publicitarias, nombres o pseudónimos de personajes de relevancia pública o famosos para cuya utilización no esté autorizado, y, en general, contrarios a la ley o a las exigencias de la moral y las buenas costumbres generalmente aceptadas.

Para tener acceso a determinados servicios que el Sitio Web de CCL S.A le ofrece, será necesario que el Usuario y/o Titular del Dato nos proporcione información específica. El Usuario y/o Titular del Dato deberá proporcionar información verídica, quedando prohibido el uso de alias o medios para ocultar su identidad, con excepción de los casos en que el mismo formulario le solicite al Usuario y/o Titular del Dato de manera expresa la creación de un nombre de Usuario y/o Titular del Dato, nick o alias.

Es indispensable que el Usuario y/o Titular del Dato resguarde en todo momento los números de referencia, contraseñas y códigos de acceso que le serán provistos. El Usuario y/o Titular del Dato será el único responsable en caso del uso, autorizado o no, de su cuenta personal, y en este sentido se compromete a hacer un uso diligente de dicha información, a no ponerla a disposición de terceros, y a comunicar su pérdida o robo.

 

MENORES

Los menores de 18 años no podrán usar los servicios disponibles a través del Sitio Web sin la previa autorización de sus padres, tutores o representantes legales, quienes serán responsables de todos los actos realizados a través del Sitio Web por los menores a su cargo, incluyendo la cumplimentación de los formularios con los datos personales de dichos menores y la marcación, en su caso, de las casillas que los acompañan.

Para cualquier duda relacionada con la presente Política de Privacidad, el Usuario y/o Titular del Dato podrá ponerse en contacto con CCL S.A.

Informamos a todos los Titulares de Datos, de igual forma, que podrá acceder a nuestro Manual de Datos Personales mediante el siguiente Link: MANUAL DATOS PERSONALES CCL S.A. el cual forma parte integral de la presente Política.

La vigencia de la Política de Tratamiento de datos personales empieza a regir a partir del 15 de julio de 2014 y estará publicada en la Página Web de CCL S.A.

 

CAPITULO I.  GENERALIDADES

 

1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Las políticas y procedimientos consagrados en este documento se aplicarán a CCL S.A., incluyendo la oficina principal, así como las agencias, distribuidas a nivel nacional. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de CCL S.A. Incluidos, pero sin limitarse a trabajadores, accionistas, proveedores, clientes, usuarios, etc.

 

CCL S.A. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos   idóneos   para   la   protección   de   los   datos   personales   y   la   estricta confidencialidad de estos.

 

1.1.1 DESTINATARIOS DEL PRESENTE MANUAL:  

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas: 

 

  1. Representantes Legales y/o administradores societarios.
  2. Personal interno de CCL S.A., directivos, jefes o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
  3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a CCL S.A. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
  4. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
  5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
  6. Las demás personas que establezca la ley.

 

1.2 DEFINICIONES

 

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, o que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del

tratamiento     que      se         pretende          dar       a          los       datos  personales.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso, que sea objeto de Tratamiento

Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario. 

Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de CCL S.A.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.  Debe entonces entenderse el “dato personal” como   una   información   relacionada   con   una   persona   natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible:  Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición  así como los datos relativos a la salud,

a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la 

captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. CCL S.A. podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de encargados

Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación. 

Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal. 

Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información. 

Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de CCL S.A., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de estos y su gestión.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Tipo de Información: La información recopilada por la compañía puede ser clasificada como sensible, confidencia y pública.

 

Titular del Dato Personal: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros. 

Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal. 

Oficial de protección de datos:  Es la persona dentro de CCL S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”. 

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por CCL S.A. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de CCL S.A. deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

 

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CCL S.A. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

1.3.1. Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución, implica ello que el tratamiento sólo podrá hacerse por personas (naturales o jurídicas) autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de CCL S.A. será de medio y no de resultado.

1.3.2. Principio de confidencialidad.

 

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

 

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución del objeto social de CCL S.A. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

En atención a las formas de captura de la información personal, y los roles para su ingreso al sistema o base de datos interna, CCL S.A., manifiesta que todo el personal de la empresa, llámese trabajador, contratista, proveedor de servicios informáticos o de software deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales, y a cada una de las personas naturales o jurídicas que puedan acceder a dicha información, CCL S.A. hará firmar un acuerdo de confidencialidad según se convenga entre las partes.

 

1.3.3. Principio de Finalidad.

El Tratamiento de datos personales que CCL S.A. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013Decreto Único 1074 de 2015, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, normas que rigen la actividad de transporte terrestre automotor de carga por carretera emanadas del Ministerio de Transportes, Superintendencia de Puertos y Transportes, Superintendencia de Industria y Comercio, UIAF, DIAN, etc, así como regulación general del ámbito laboral, seguridad social, contractual, la cual es informada al Titular.

La finalidad del tratamiento de datos es Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a la necesidad de captura de la información indispensable para la prestación del servicio de las operaciones de transporte terrestre automotor de carga por carreta, y que debe ser intercambiada con el Ministerio de Transportes, Superintendencia de Puertos y Transportes, Superintendencia de Industria y Comercio, Dian, UIAF, así como las demás entidades que así lo requieran; en suma la información y/o datos son necesario para el conocimiento de las partes que actúan en la cadena de una operación de transporte y/o servicio de Mensajería en sus diferentes modalidades. 

Asimismo, CCL S.A. tratará datos de carácter personal cuando lo requiera con miras a determinar procesos estadísticos y de información interna y/o para los gremios del sector de Mensajería y/o de transporte de carga, siempre en desarrollo de sus funciones de carácter privado. 

Frente a los datos personales de los trabajadores y sus familias, su finalidad además de lo descrito estará con miras a programas recreativos, de capacitación, afiliaciones y reportes al sistema de seguridad social.

 

1.3.4. Principio de Legalidad.

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013Decreto Único 1074 de 2015 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

 

1.3.5. Principio de libertad

CORPORACION COLOMBIANA DE LOGISTICA puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, CCL S.A. deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

 

Por lo tanto, CCL S.A. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

 

1.3.6. Principio de seguridad

CCL S.A. como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por ello la información y datos que sean capturados por CCL S.A., se manejaran conforme a las condiciones establecidas por la política de departamento de seguridad definida mediante el código S7-P1-I8 (Procedimiento de Control de Ingreso y Salida a las Instalaciones de CCL S.A. Y S7-P1-F14 (Hoja de vida conductor-Propietario –vehículo) y la política de seguridad informática definida mediante el Código S7-P1-I8 (Políticas de Seguridad Informática de CCL.

Los datos serán tratados por personal competente, que manejarán la información de manera idónea y eficaz.

 

1.3.7. Principio de transparencia

 

CCL S.A. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de CCL S.A. bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único 1074 de 2015, capítulo 26. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

 

1.3.8. Principio de veracidad o calidad

 

CCL S.A. garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas de acuerdo con lo definido en los diferentes procesos que integren el sistema de gestión de la empresa y lo definido por cada área para el registro y actualización de sus bases de datos, comprobables y comprensibles.

 

La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad CCL S.A.  frente a su calidad.

 

 

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

 

2.1.1 Datos Públicos

CCL S.A. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia 

Sin embargo, CCL S.A. en el aviso de privacidad dejará constancia de que la verificación de datos e información cuando se trate de datos públicos no requerirá autorización, teniendo en cuenta la obligación legal de hacer verificación de datos en los términos de las políticas del Sistema de Gestión, protocolos de Seguridad, Sistemas de Prevención contra el Lavado de Activos, Prevención del Terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva y debida diligencia.

 

2.1.2 Datos sensibles

 

CCL S.A.  restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

 

CCL S.A. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

  1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Adicionalmente, CCL S.A. cumple con las siguientes obligaciones:

  1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos  objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y  obtener el consentimiento expreso.
  3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo, CCL S.A., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

  1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  2. Cuando por Ley no sea requerido el derogamiento de dicha autorización.
  3. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  4. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
  5. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  6. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de CCL S.A., se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:

  1. CCL S.A. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de CCL S.A.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de CCL S.A. será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. 

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con CCL S.A. será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a CCL S.A. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor. 

  1. CCL S.A. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de CCL S.A. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de CCL S.A. y contar con la autorización del custodio de la base de datos. 
  1. CCL S.A. prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por CCL S.A. para estos fines. 

Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de estos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, CCL S.A.  procederá a eliminarlos de manera segura. 

  1. CCL S.A. prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de CCL S.A., según el caso.
  1. CCL S.A. prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

 

2.1.3 Tratamiento de datos de menores

 

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos,

dando aplicación estricta a los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 hoy Decreto Único 1074 de 2015, y demás normas que los adiciones, sustituyan, modifiquen.

 

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 hoy Decreto Único 1074 de 2015, y demás normas que los adiciones, sustituyan, modifiquen.  

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

 

La información o datos personales de menores de edad, se califica como Confidencial para la organización, Con miras a proteger los datos personales de menores de edad, se establece que dicha información  estará en custodia únicamente del departamento de Gestión Humana y será utilizado para los procesos de afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social, así como para actividades de promoción al interior de la compañía, tales como integración familiar, regalos; Cualquier uso diferente al mencionado, salvo excepciones legales, deberá ser autorizado por el Oficial de Tratamiento de Datos personales.

 

2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

CCL S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

 

2.2.1. Bases de datos de Recursos Humanos

 

Son las bases de datos automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con CCL S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanta información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, CCL S.A. dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

CCL S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013 hoy Decreto Único 1074 de 2015,  envió a cada una de sus sucursales a nivel nacional el formato INFORMACION BASICA DEL COLABORADOR CODIGO S1-P1-F11 incluyendo la autorización para el tratamiento de datos y  la actualización de datos de los trabajadores suscribiendo la autorización expresa, para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas como empleados de CCL S.A., que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

 

En área de recursos humanos esta base de datos se sub-clasifica en: 

  1. Registro de nómina del personal director y control de la pre-nómina del personal en misión la cual está a cargo del Jefe de Nomina y Beneficios y asegura el pago de la nómina, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y novedades sobre los mismos.
  2. Biométrico el cual está a cargo del auxiliar de gestión humana cuyo registro es para monitorear el reporte de ingreso y salida según los horarios establecidos por cada contrato y/o reglamento interno de trabajo.
  3. Registro de Hojas de Vida está a cargo del auxiliar de gestión humana cuyo registro garantiza el control de la información de los datos personales, afiliaciones, salarios, vacaciones, perfiles de cargo, dotación y evaluaciones de desempeño.
  4. Registro de proveedores de Gestión Humana la cual está a cargo de coordinador de selección y contratación en donde se registra los proveedores de servicios de las diferentes sub-áreas de gestión con todos los documentos respectivos el cual permite llevar un control de las facturaciones emitidas.
  5. Conductores Operaciones T.A.T está a cargo del coordinador SST con el objetivo de vincular y controlar la afiliación al sistema de riesgos laborales ARL.

 

 

2.2.2. Bases de datos de Seguridad

 

Son las bases de datos automatizadas que contienen datos de las personas naturales que ingresan a las instalaciones de CCL, que tienen o pretenden un vínculo contractual y comercial con CCL S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por CCL S.A., controlar y restringir el ingreso de personal bajo condiciones de seguridad a la empresa, para determinar la confiabilidad del cliente o proveedor y permitir la identificación de la idoneidad y antecedentes de estas personas que pretendan un vínculo de interés, de igual forma,  para obtener acceso a los servicios  y  bienes  demandados  por  CCL S.A. para  su  normal funcionamiento y desarrollo de su objeto social, y para fines estadísticos.

 

Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad adicionalmente vigilar el desarrollo de relaciones contractuales y el reporte de la información que en virtud legal sea requerida por el Ministerio de Transportes, Superintendencia de Puertos y Transportes, Superintendencia de Industria y Comercio, otras superintendencias, Alcaldías, Runt, UIAF, Dian, autoridades judiciales.  El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.

 

CCL S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó en su página web un  aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos personales de las personas vinculadas contractualmente con la organización , y en procesos de actualización de datos se obtuvo la autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con CCL S.A., que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

Por lo anterior, se generó el formato de control de ingreso de visitantes código S7-P1-F15 mediante el cual se obtiene la autorización expresa del tratamiento de datos de los que ingresan o se retiran de las instalaciones de CCL S.A. a nivel nacional. 

Así mismo se actualizó el formato REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y DE PROVEEDORES, CODIGO: D3-P1-F4 obteniendo de esta forma la autorización para el tratamiento de datos de nuestros clientes y proveedores.

 

2.2.3. Bases de datos compras y proveedores

Son las bases de datos sistematizados que contienen información de carácter personal y público que tiene como finalidad contar con una base de consulta de proveedores calificados de acuerdo con el instructivo codificado No. D3-P1-F4 (Registro y actualización de información comercial y de proveedores) para la contratación de algún servicio o producto.  

Se cuentan con medidas de seguridad físicas e informáticas bajo la responsabilidad de la Gerencia de Compra y analistas de compras.

Anualmente se requiere la actualización de la información mediante el formato codificado en nuestro sistema de gestión el cual contiene inmersa la autorización para el tratamiento de datos personales.

 

2.2.4. Bases de datos cartera y facturación

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas tales como tener conocimiento y contacto con los clientes para realizar la gestión de cobro correspondiente a la cartera, por servicios prestados por la compañía, así como los contactos para entregas de facturas y fecha de cierre de recibos de facturas 

Tanto la recopilación como la actualización de la información se capturan a través del instructivo codificado No. D3-P1-F4 (Registro y actualización de información comercial y de proveedores).

 

2.2.5. Bases de datos Transporte

Son las bases de datos sistematizados que contienen archivos o información de carácter personal de cada uno de los actores intervinientes para la presentación de un servicio de transporte de carga nacional o bajo la modalidad de transito aduanero.  

 

Su principal finalidad es consultar el estado de las operaciones, realizar indicadores, estadísticas, identificar costos operativos, liquidar los servicios de transporte y realizar los correspondientes pagos de los saldos de los manifiestos y los servicios conexos de los transportes contratados.  

 

De igual forma a través de los Coordinadores de Transporte se tiene la finalidad de ingresar en el sistema de transporte información de terceros, datos de destinatarios y remitentes de la mercancía, conductor y propietario del vehículo, con el fin de crear los documentos para el servicio de transporte de carga que se requieran tales como:  Manifiesto, remesa y plan de ruta, cuyos datos quedarán registrados en el sistema de transporte y control tráfico con el fin de realizar seguimiento de vehículo en ruta.

 

De otro lado en caso de ejecutarse operaciones de Comercio Exterior bajo la habilitación de OTM, el Coordinador de OTM y Transporte recopilará información con el fin de consultar estado de las operaciones, realizar indicadores, estadísticas, apoyar a los coordinadores de las sucursales por fallas en el sistema, modificar información operativa en los documentos creados por los coordinadores de las sucursales, vigilando así que la información corresponda a la prestación de transporte contratado.

2.3 MECANISMOS DE RECOPILACION, ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS.

Esta información se encuentra almacenada bajo los parámetros definidos en el programa de Gestión Documental de CCL S.A., garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información. 

 

La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos se rigen por lo definido y controlado por cada encargado de bases de datos en cada una de las áreas que integran la compañía tal y como se registró en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS ante la SIC.

Esta información tendrá el término de permanencia establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y, las demás normas que regulen la conservación de la información de acuerdo con nuestro programa de Gestión Documental.

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de CCL S.A.

 

CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES  

CCL S.A. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CCL S.A. en su condición de responsable del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  3. Recibir información por parte de la sociedad, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar PQRS por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante CCL S.A. conforme al procedimiento PQRS el cual se puede consultar en la página web de Ccl o directamente en cualquiera de las sucursales a nivel nacional a través del coordinador administrativo.
  5. En caso de no ser atendida su PQRS por CCL podrá presentar de igual forma su petición ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  6. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  7. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a las de los registros públicos.

 

CAPITULO IV. DEBERES DE CCL S.A. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

CCL S.A. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. 

Así mismo, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

CCL S.A. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al

Encargado del Tratamiento;

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  2. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley
  4. Adoptar el presente manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto en la ley sobre protección de datos personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  5. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
  10. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

CCL S.A. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de estos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con CCL S.A.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, Acuerdos de confidencialidad suscritos y la legislación vigente aplicable. 

 

4.2. DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.  

Además de los deberes antes descritos en cabeza de CCL S.A. y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición: 

  1. Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata CCL S.A.
  2. Adoptar procedimientos de recuperación recomendados por el oficial de tratamiento de datos aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
  3. Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.
  4. Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de esta.
  5. Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
  6. Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  7. Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de las bases de datos.
  8. Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
  9. Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
  10. Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

CAPITULO V.  POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN  

Se establecen las siguientes directrices generales:

 

Primero: Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

 

Segundo: Cumplir con la ley de protección de datos personales de acuerdo con lo contemplado en la presente política y demás lineamientos que sobre el particular se establezcan en CCL S.A.

 

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

 

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CCL S.A., solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, hoja de vida, Circular 170 etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. CCL S.A., informará al titular de los datos lo siguiente: a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo; b) Los derechos que le asisten como titular, y, c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales

de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

 

En consecuencia, toda labor de tratamiento de datos personales realizada por CCL S.A. deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales, desarrollo de su objeto social y/o las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el titular.

 

 

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

 

La autorización para el tratamiento de datos personales, debe ser obtenida del titular de datos, y la misma puede constar en un documento físico, electrónico, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por CCL S.A. y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.  

CCL S.A. solicitará la autorización a los titulares de datos personales y mantendrá las pruebas de esta cuando en virtud de procesos de capacitación, charlas, conferencias o eventos impliquen el tratamiento con una finalidad diferente para la que fueron recolectados inicialmente.

 

5.1.2 Prueba de la autorización

 

CCL S.A. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento

a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 Datos de naturaleza pública.

 Casos de urgencia médica o sanitaria.

 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

5.1.4 Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de CCL S.A., en calidad de responsable o encargado de este, se regirán por los siguientes parámetros. 

 

5.1.4.1 Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano:

 

CCL S.A tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. 

 

Tratamiento antes de la relación laboral: CCL S.A informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. 

 

CCL S.A, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado.  Cuando el resultado sea negativo se informará a las personas no seleccionas que se conservaran sus datos personales y documentos suministrados, salvo que los titulares de los datos no autoricen la conservación, caso en el cual se devolverá de inmediato la documentación o se procederá a la eliminación de estos de acuerdo al proceso de gestión archivo de recursos humanos.

 

CCL S.A. cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. 

 

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en CCL S.A, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

 

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CCL S.A. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. 

 

Tratamiento de datos durante la relación contractual: CCL S.A.  almacenará los datos e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre CCL S.A.  y el empleado o el colaborador. 

 

El uso de la información de los empleados y/o colaboradores para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en CCL S.A.  El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la COORDINACIÓN JURIDICA evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. 

 

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CCL S.A.  procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles, y cumpliendo con los parámetros determinados por el área en el proceso de gestión de archivo de la empresa. 

CCL S.A. tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal. 

 

5.1.4.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas:

 

Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de CCL S.A., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

 

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.  

CCL S.A.  solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente. 

 

 

5.1.4.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores:

 

CCL S.A.  solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a CCL S.A.  por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. 

 

CCL S.A.  recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. 

 

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por CCL S.A., tendrá como finalidad verificar los datos brindados por el proveedor bajo los esquemas de seguridad de SIPLAF y del área de seguridad de CCL, así mismo estos datos se utilizaran para verificar la vigencia del pago de la seguridad social, y también la idoneidad y la  competencia de los empleados para desempeñar la labor o prestar el servicio contratado; por tanto, una vez verificada la autorización, CCL S.A. podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos de acuerdo a lo contemplado en el programa de gestión documental diseñado al interior de la empresa.

 

Cuando CCL S.A.  entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en este manual y las normas de protección de datos personales vigentes. Para tal efecto se podrán incluir auditorias en la Gerencia de Compras para verificar las autorizaciones y los documentos idóneos que legitime la entrega de datos personales.

 

 incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. CCL S.A.  verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos. 

 

5.1.4.4. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación:

 

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con CCL S.A., accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de CCL S.A.  y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique CCL S.A.  según el tipo de dato de carácter personal tratado. 

 

Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. CCL S.A.  verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento. 

 

5.1.4.5. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general:

La recolección de datos de personas naturales, que CCL S.A.  trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea como consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente CCL S.A.  informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades. 

 

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

 

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

 

5.2.1 Del derecho de acceso

CCL S.A.  garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular 

 

Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio y las demás normas que regulan esta materia.

 

5.2.2 Del derecho de consulta

 

Los titulares de los datos personales podrán consultar de manera gratuita la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de CCL S.A.   En consecuencia, CCL S.A. garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de CCL S.A.  

 

CCL S.A.  establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales CCL S.A.  garantiza:

 

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el

Aviso de Privacidad;

  1. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de PQRS, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una PQRS no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su PQRS, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

5.2.3 Del derecho a reclamar

 

El Titular de datos personales que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de CCL S.A., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar reclamación ante el área con la cual está vinculado, o en su defecto la Jefatura de Servicio al Cliente de CCL S.A. 

 

CCL S.A.  cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. La PQRS la podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Si la PQRS estuviese incompleta, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la PQRS, para que subsane las fallas o errores.

 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la PQRS.

 

En caso de recibida la PQRS que no sea competencia de CCL S.A.  para resolverlo, se dará trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez CCL S.A.  haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CCL S.A.  informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso.

 

5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos

CCL S.A.  se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. 

Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial que existiere y corresponderá al ente encargado del registro público hacer la rectificación, para lo cual el titular del dato hará la solicitud Correspondiente. Al respecto, CCL S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. CCL S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros  que CCL S.A.  considere pertinentes y seguros. 
  3. CCL S.A. podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de CCL S.A.

5.2.5 Del derecho a la supresión de datos

 

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a CCL S.A.   la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial y siempre que no sean necesarios para cumplir con los deberes legales de reportes a las diferentes entidades gubernamentales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

  1. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
  2. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CCL S.A.  

 

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y CCL S.A.  como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.6 Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CCL S.A.   ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. Lo anterior, será posible solo cuando no se trate de datos contenidos en registros públicos

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

 Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que CCL S.A.  debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

 

 Parcial:   Sobre   ciertas   finalidades   consentidas   como   por   ejemplo   para   fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, CCL S.A.  deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y CCL S.A.  como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: 

 

  1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los obtenidos de registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.7 Protección de datos en los contratos

 

En los contratos comerciales, con proveedores, laborales y documentos del proceso de selección y/o contratación, así como en los documentos para la vinculación temporal de vehículos de carga, CCL S.A.  ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de almacenar, recolectar, modificar o corregir, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales CCL S.A.  tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas, en estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en la página web de la empresa para su debida consulta. 

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, CCL S.A. le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales

para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 hoy Decreto único 1074 de 2015ylos contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusula que precisan los  fines  y  los tratamientos autorizados por CCL S.A.  y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 hoy decreto único 1074 de 2015, incluyéndolas medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad  de  la  información  de  carácter  personal  encargada  para  su tratamiento.

 

Por su parte, CCL S.A.  al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

 

5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países

En los casos en que CCL S.A.  en desarrollo de su objeto social, en cualquier actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

 

  1. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.
  2. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza

una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

  1. Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
  2. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de CCL S.A., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que  incorpore  las  garantías  exigibles  para  la  obtención  de  la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por CCL S.A. como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
  3. CCL S.A. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por CCL S.A.   cuando: 

5.2.8.1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia. 

5.2.8.2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y CCL S.A como responsable y/o encargado del tratamiento.  

5.2.8.3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones. 

5.2.8.4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano. 

5.2.8.5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público. 

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de estos, CCL S.A suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes. 

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales. 

Corresponderá a la JEFATURA JURIDICA aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

 

5.3 REGLAS GENERALES APLICABLES.

 

5.3.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.  

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de CCL S.A, está en cabeza de todos sus empleados y administradores societarios. 

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información de CCL S.A. 

En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudirá al oficial de tratamiento de datos personales de CCL para que indique la directriz a seguir, según el caso. 

 

5.3.2 TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.  

En el tratamiento de datos personales que realiza CCL S.A, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, CCL S.A. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en el procedimiento de gestión documental de la empresa y conforme a lo ordenado en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

5.4. MEDIDAS DE SEGURIDAD  

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, CCL S.A. adoptará medidas de seguridad físicas y tecnologías, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. 

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, CCL S.A. adoptará una directriz general sobre estas medidas a través del procedimiento de gestión documental y conforme a la política de seguridad informática de la empresa, que serán de obligatorio cumplimiento por parte de los destinatarios de esta norma. 

Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a CCL S.A. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. 

En estos casos, CCL S.A. comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil. 

 

5.5. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

CCL S.A. comunica a los destinatarios de esta norma y/o Manual el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales: 

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:  

  1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata al oficial de tratamiento de datos, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas. 

Consecuencia de los riesgos que asume CCL S.A. bien en calidad de responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

Se ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

 

  1. CCL S.A. obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
  2. CCL S.A. utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
  3. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados, terceros vinculados y/o afiliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que CCL S.A. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
  4. CCL S.A. obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
  5. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

 CCL S.A. informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado. 

 La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

 La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

 

 implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

 

  1. En los eventos en que CCL S.A. requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con CCL S.A., se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. CCL S.A. no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con CCL S.A.
  2. CCL S.A. ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con CCL S.A. o estar amparado en la ley para ello.
  3. En los casos en los que CCL S.A. contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, CCL S.A. deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
  4. En el tratamiento de datos de menores de edad, CCL S.A. tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, CCL S.A. verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
  5. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, CCL S.A. debe informar al titular de esta acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
  6. no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de CCL S.A. y/o del titular.
  7. CCL S.A. velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
  8. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por CCL S.A. para ello.
  9. Es responsabilidad de todos los colaboradores de CCL S.A. velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
  10. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
  11. CCL S.A. informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
  12. CCL S.A. conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de CCL S.A.
  13. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que CCL S.A. cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
  14. velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
  15. CCL S.A. incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
  16. Igualmente, los procedimientos previstos por CCL S.A. preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna
  17. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. CCL S.A. velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
  18. Adicionalmente, en los procedimientos internos CCL S.A. adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta  operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii)  prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán  niveles  de  acceso  y  circulación  restringida  de  dicha  información; (iii) incorporar los criterios de seguridad

de los datos personales como parte integral de la   adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

  1. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

 

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER

SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

 

6.1 GENERALIDADES

 

  1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter   personal   se   debe   realizar   mediante   un   escrito   dirigido   a servicioalcliente@ccl.com.co adjuntando fotocopia del documento  de  identidad  del  Titular  interesado  o  cualquier  otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
  2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrá ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titula podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
  3. No se exigirá ningún valor por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales y/o jurídicas. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario

1377 de 2013)

  1. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, CCL S.A. ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
  2. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de CCL S.A., podrá poner en conocimiento ante  la  Autoridad  Nacional  de  Protección  de  Datos  Personales Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

6.2 PROCEDIMIENTOS

 

6.2.1 Consultas

 

Requisitos para la atención de Consultas.

 

  1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo: fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por CCL S.A.: servicioalcliente@ccl.com.co adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de las sedes de CCL S.A., adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; CCL S.A.

atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los mencionados requisitos.

 

Términos para la atención de consultas.

 

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.2.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

  1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y o solicitud.
  2. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por CCL S.A. Al respecto, CCL S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. CCL S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos
  3. CCL S.A., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
  4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CCL S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

 Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes  y obligaciones previstas en la normatividad vigente, 

 Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

 

6.2.3 Revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CCL S.A. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CCL S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros.

Con                                   la                                    segunda                                    modalidad, 

esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

  1. La comunicación sea física o electrónica o personal debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de las sedes de CCL S.A. adjuntando la información anteriormente relacionada.

CCL S.A. atenderá  la solicitud siempre y cuando se cumpla con los requisitos descritos anteriormente. 

 

Términos para la atención de Revocatorias.

 

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE CCL S.A.

7.1 RESPONSABLES

 

CCL S.A. designa como responsable del tratamiento de datos personales al trabajador que sea designado por la Junta Directiva, según acta que hace parte integral del presente documento, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran

a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales

 

En el evento en que usted considere que CCL S.A. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Protección de Datos Personales de CCL S.A. Dirección oficinas: Avenida Calle 22 No. 68B-75 Zona Industrial Montevideo en la ciudad de Bogotá, correo electrónico: servicioalcliente@ccl.com.co 

 

7.2 ENCARGADOS

 

CCL S.A. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, teniendo siempre un Oficial de tratamiento de datos personales.  

CCL S.A. distingue entre encargado interno y encargado externo. 

 

Los encargados internos son empleados de CCL S.A. mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que CCL S.A. les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.)

 

7.3. OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS:

 

CCL S.A. en cumplimiento de las disposiciones legales deja en cabeza del

Representante Legal de la empresa el nombramiento del OFICIAL DE PROTECCIÓN

DE DATOS, dicho nombramiento deberá constar por escrito

 

7.3.1. FUNCIONES DEL OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS: 

 

El Oficial de Protección de Datos, será el integrador del aparato de protección de datos personales al interior de CCL S.A., y deberá ejecutar las siguientes funciones:

 

  1. Atender las Visitas o inspecciones o requerimientos de la SIC.
  2. Hacer la rendición de cuentas a la SIC.
  3. Tendrá el manejo Integral de las bases de datos.
  4. Hacer el inventario de las bases de datos que posea CCL S.A.
  5. Registrar la base de datos al Registro Nacional de Bases de Datos si a ello hubiere lugar.
  6. Capacitar al equipo de trabajo sobre las políticas de protección de datos personales, según el área y la información de dicha área.
  7. Mantener, actualizar el sistema de gestión de datos personales.
  8. Hacer los correspondientes reportes de riesgos al representante legal, por lo menos cada seis meses, o cuando algo extraordinario se presente.
  9. Atender las peticiones, quejas y reclamos que se presenten por los titulares del dato.
  10. Coordinar procesos de capacitación para el personal de CCL S.A., estas capacitaciones deben hacerse de manera periódica.
    1. Formación general para todos los empleados.
    2. Formación Complementaria para los empleados que manejan datos personales.
  1. Establecer medidas para la gestión de administración de riesgos.

7.3.2. MECANISMOS PARA RENDIR INFORMES Y REPORTES

 

El oficial deberá presentar a la Presidencia cada cuatro meses como mínimo un informe de la gestión y avances del programa integral para el tratamiento de datos personales de CCL S.A.

 

Cuando se presente un incidente en materia de protección de datos, el Oficial deberá rendir el correspondiente informe, el cual deberá establecer Tipo de incidente, fecha, circunstancias, cantidad de titulares afectados.

 

7.3.3. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES. 

 

Cuando las autoridades del Estado soliciten a CCL S.A. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

 

CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO LEGAL

 

El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:  

  1. Constitución Política, artículo 15.
  2. Ley 1581 de 2012
  3. Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
  4. Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C-748 del 2011
  5. Avisos de privacidad
  6. Reglamento Interno de Trabajo
  7. Políticas del Programa integral para la protección de datos personales.
  8. Políticas SIPLAFT
    • INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política y/o manual, comuníquese con CCL S.A. o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:

 Conmutador: 57(1) 4238800 o mediante  comunicación  escrita  a  través  del  correo electrónico: servicioalcliente@ccl.com.co

 Personalmente en la Oficina principal de CCL S.A. ubicada en Avenida Calle 22 No. 68B-75 Zona Industrial Montevideo, Bogotá.

 

  • RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA.

Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de CCL S.A., por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a CCL S.A., en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores, así como por razones de seguridad de la información.

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del día 23 del mes junio del año 2017.

 

Actualizaciones de la política: CCL S.A. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. 

 

En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.ccl.com.co.

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